PARTIE 1 – DESCRIPTION DES TRAITEMENTS DE DONNÉES
ASIICloud traite des données vous concernant à différentes fins en particulier :
- Gestion des contrats
- Exécution des services
- Activités marketing et prospection commerciale
- Respect des obligations légales
- Poursuite d’intérêts légitimes
- La gestion des contrats
Base légale : Les traitements décrits ci-après sont nécessaires à l’exécution des contrats conclus par ASIICloud, y compris l’exécution des mesures précontractuelles nécessaires à leur conclusion, ainsi qu’à la prise en compte de différentes demandes (telles que la gestion d’une candidature à l’emploi ou d’une demande de participation à un événement) (Article 6.1b) du RGPD).
Dans le cadre de l’exécution des contrats conclus avec ses clients, prestataires, fournisseurs et partenaires, ASIICloud traite des données à caractère personnel les concernant ou concernant leurs Préposés, et dont le traitement est nécessaire à la mise en place et à l’exécution des contrats ainsi établis.
1.1 Gestion des contrats clients, prestataires, fournisseurs et partenaires
Prestataires, fournisseurs et partenaires
Les données à caractère personnel traitées par ASIICloud concernant ses prestataires, fournisseurs et partenaires sont constituées essentiellement des données d’identification (nom, prénom, adresse email et numéro de téléphone) de leurs Préposés avec lesquels ASIICloud interagit, ainsi que les échanges et interactions (courriels et autres messages électroniques, rapports d’activités, comptes rendus) entre ASIICloud et ces Préposés.
Clients
Les données à caractère personnel traitées par ASIICloud, concernant ses clients sont :
- Les données d’identification du client (nom, prénom, adresse postale, adresse email, numéro de téléphone, justificatif d’identité, justificatif de domicile, identifiant client ASIICloud ) ;
- Communications entre le client et ASIICloud (échanges tels que tickets supports relatifs à la conclusion et à l’exécution du contrat, historiques des demandes et réponses) ;
- Les données de consommation des services (historiques de commande et d’utilisation ou de tentative d’utilisation des services) ;
- Les moyens de paiement (moyens de paiement utilisés tels que numéro de carte bancaire ou numéro de compte bancaire, et titulaire du moyen de paiement).
Lorsque le client n’est pas une personne physique, ASIICloud collecte les catégories de données à caractère personnel décrites ci-dessus concernant les Préposés du Client interagissant avec ASIICloud.
Dans le cadre de l’exécution du contrat, les données ainsi traitées par ASIICloud sont utilisées à des fins de gestion des activités commerciales (information et support, propositions commerciales, gestion des commandes, gestion des réclamations, facturation), de gestion des paiements, et de gestion des comptes clients.
Détails des traitements réalisés dans le cadre de l’exécution des contrats clients partenaires et fournisseurs
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Finalités des traitements* |
Catégories de données à caractère personnel traitées |
Durée de conservation |
Catégories de Destinataires |
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Gestion de l’activité commerciale |
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ASIICloud (services commerciaux, support, finance et facturation). |
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Gestion des paiements et facilitation des achats |
Moyens de paiement (y compris titulaires des moyens de paiement) |
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ASIICloud (services support, finance et facturation) : Informations partielles uniquement (numéros tronqués). Prestataires de services de paiement |
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Gestion des Comptes Client – Le Manager |
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(*) Les données mentionnées ci-dessus peuvent être traitées à d’autres fins que l’exécution des contrats et conservées à ce titre pour d’autres durées plus courtes ou plus longues, en particulier à des fins de prospection commerciale (plus de détails ci-après Partie 1.3 « Les activités marketing et de prospection commerciale »), afin de respecter la réglementation en vigueur notamment celles applicables en matière de localisation, de conservation des données de trafic, de comptabilité et de fiscalité (plus de détails ci-après Partie 1.4 « Respect des obligations légales »), ainsi que pour des raisons d’intérêt légitime, notamment en cas de contentieux ou de détecter et prévenir prévention des actes frauduleux (plus de détails ci-après Partie 1.5 « Poursuite d’intérêts légitime »).
(**) La collecte d’un justificatif d’identité ou d’un justificatif de domicile n’est pas systématique. Elle intervient lorsque cela est requis pour la contractualisation de certains services tels que certains noms de domaine ou service de communication électronique. Un justificatif d’identité peut également être demandé lorsque cela est requis par la loi (plus de détails ci-après Partie 1.4 « Respect des obligations légales ») ou lorsqu’il existe un doute sur l’identité du demandeur afin de prévenir les risques de fraude (plus de détails ci-après Partie 1.5 « Poursuite d’intérêts légitimes »).
(***) Certains services sont fournis par ASIICloud en collaboration avec des partenaires tels que les registres des noms de domaines commercialisés par ASIICloud, les fournisseurs de licences logiciels ou les partenaires technologiques d’ASIICloud, auxquels peuvent être communiquées certaines des données d’identifications. En ce cas, les conditions de traitement sont précisées dans les conditions particulières applicables aux services concernés.
1.2 Activités de recrutement
Dans le cadre de ses activités de recrutement, ASIICloud traite des données à caractère personnel concernant les candidats nécessaires au traitement de leur(s) candidature(s). Les données concernées sont les données d’identification et coordonnées du candidat, son Curriculum Vitae, les courriers, courriels et documents transmis par les candidats, les dates et résultats d’entretiens, le positionnement salarial, les suites données à la candidature, type et durée de contrat proposé.
Les conditions décrites dans le cadre de la présente politique concernent uniquement le traitement des données des candidats à l’embauche, à l’exclusion des salariés d’ASIICloud. Les conditions de traitement des données à caractère personnel des salariés d’ASIICloud sont décrites dans le cadre d’une autre politique d’utilisation communiquée lors du processus d’embauche.
Détails des traitements réalisés à des fins de recrutement
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Finalités des traitements* |
Catégories de données à caractère personnel traitées |
Durée de conservation |
Catégories de Destinataires |
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Recrutement |
Données de candidature |
15 mois à compter du dernier contact*. |
Service des ressources humaines et services proposant des postes |
(*) Les données peuvent être conservées et traitées au-delà de cette période avec le consentement de la personne concernée.
1.3 Gestion des événements ASIICloud
En cas d’organisation d’événements, que ce soit physique ou en ligne, ASIICloud traite des données à caractère personnel relatives aux inscrits et participants à l’événement, en particulier leurs données d’identification (nom, prénom, coordonnées, adresses email, numéro de téléphone, société et fonction au sein de la société) ainsi que des données relatives à leur participation (conférences et ateliers auxquels ils sont inscrits et participent). Ces données sont collectées afin d’organiser l’événement et de gérer les participations (inscriptions, information, parcours).
Détails des traitements réalisés afin de gestion des événements
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Finalités des traitements* |
Catégories de données à caractère personnel traitées |
Durée de conservation |
Catégories de Destinataires |
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Organisation et gestion de la participation aux évènements ASIICloud |
Données d’identification et de participation. |
Durée de l’événement + 90 jours*
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Equipes ASIICloud en charge de l’organisation des évènements
Partenaires des événements |
(*) Sous réserve de l’exercice du droit d’opposition de la personne concernée, les données collectées peuvent aussi être utilisées et conservées pendant les 180 jours suivant l’événement afin de communication d’informations sur l’événement (retour d’expérience) ou sur l’organisation d’événements similaires à venir, ou à des fins marketing et de prospection commerciale dans les conditions prévues ci-dessous (plus de détails ci-après Partie 1.3 « Les activités marketing et de prospection commerciale »).
- L’exécution des services ASIICloud
Base légale : Les traitements décrits ci-après sont nécessaires à l’exécution des services fournis par ASIICloud (Article 6.1b) du RGPD).
Afin de fournir et d’assurer la maintenance de ses services, de même que dans le cadre des prestations de support et d’assistance à leur utilisation, ASIICloud traite les catégories de données suivantes relatives à ses clients, utilisateurs et aux services utilisés par ces derniers :
- Les données d’identification du client (essentiellement nom, prénom, coordonnés, identifiant client et utilisateurs du client ou de ses préposés) ;
- Les communications entre le client ou ses Préposés et ASIICloud (échanges tels que courriels et tickets supports relatifs à la fourniture et à l’utilisation des services, aux opérations de maintenance, aux incidents éventuels) ;
- Les données d’identification des services utilisés (liste des services utilisés, caractéristiques, période d’utilisation, localisation).
- Les données techniques (identifiants machines, configurations, données de connexion, états des services, données d’utilisation et journaux d’événements).
Dans la mesure où ASIICloud détermine les moyens et finalités des traitements de données à caractère personnel ainsi réalisés dans le cadre de ses outils et de son système d’information, ASIICloud est responsable de ces traitements.
Ne sont pas concernées par la présente section 2., les données que les clients confient à ASIICloud dans le cadre de l’utilisation de ses services, notamment les données hébergées ou traitées par les clients sur les infrastructures mises à leur disposition par ASIICloud. En effet, ces données ne sont traitées par ASIICloud en qualité de sous-traitant que sur instruction du client, dans les conditions prévues dans l’Annexe Traitement des données à caractère personnel (Partie 1).
Détails sur les conditions des traitements réalisés dans le cadre de la fourniture des services ASIICloud
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Finalités des traitements |
Catégories de données à caractère personnel traitées |
Durée de conservation* |
Catégories de Destinataires |
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Support et assistance à l’utilisation des services
Maintenance des services
Gestion des incidents
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ASIICloud (Services support et maintenance des produits)
Partenaires ASIICloud**
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(*) Les données mentionnées ci-dessus peuvent être traitées à d’autres fins que l’exécution des services et conservées à ce titre pour d’autres durées plus courtes ou plus longues, en particulier afin de respecter la réglementation en vigueur notamment celle applicable en matière de conservation des données de trafic et de localisation, de comptabilité et de fiscalité (plus de détails ci-après Partie 1.4 « Respect des obligations légales) ainsi que pour des raisons d’intérêt légitime notamment afin d’assurer la sécurité des services ou en cas de contentieux (plus de détails ci-après Partie 1.5 « Poursuite d’intérêts légitime »).
(**) Certains services sont fournis par ASIICloud en collaboration avec des partenaires tels que les registres des noms de domaines commercialisés par ASIICloud, les fournisseurs de licences logiciels ou les partenaires technologiques d’ASIICloud, auxquels peuvent être communiquées certaines des données à caractère personnel susmentionnées. En ce cas, les conditions de traitement sont précisées dans les conditions particulières applicables aux services concernés.
- Les activités marketing et de prospection commerciale
Base légale : Les traitements décrits ci-après sont réalisés, selon les cas, sur la base des intérêts légitimes d’ASIICloud de promouvoir ses services et activités, ou du consentement des personnes concernées (en particulier clients et prospects) (Articles 6.1 a) et f) du RGPD).
Dans le cadre de ses activités commerciales, ASIICloud traite des données relatives à ses clients et prospects (et à leurs Préposés) afin de leur communiquer des informations relatives aux activités d’ASIICloud, et le cas échéant de ses partenaires, de leur proposer des services, ou encore de les inviter à des événements.
Les personnes concernées par ces traitements sont des clients ASIICloud (et leurs Préposés), à savoir des personnes utilisant les services ASIICloud ou ayant simplement ouvert un compte client ASIICloud, ou des personnes qui, bien que n’étant pas client ASIICloud, peuvent avoir un intérêt pour les activités et services d’ASIICloud, en raison notamment de leurs activités professionnelles ou du fait qu’elles aient pris contact avec ASIICloud, online ou encore à l’occasion d’un événement.
Les traitements nécessitant le consentement des personnes concernées (telles qu’actions commerciales non en lien avec les activités professionnelles de la personne concernée ou avec des services qu’elle utilise déjà) sont réalisés si la personne concernée y a consenti de manière libre, spécifique, éclairée et univoque. Lorsque le recueil du consentement est opéré en ligne, notamment à l’occasion de l’ouverture d’un compte client ASIICloud, d’une inscription à un événement, ou encore de la formulation d’une demande via formulaire, une case à cocher spécifique dite « opt in » est utilisée. Lorsque le recueil du consentement est opéré hors ligne, un processus, tel que présentation orale ou via formulaire papier de la finalité et des conditions de traitement des données collectées, et demande de consentement exprès de la personne concernée est mis en œuvre.
Concernant les traitements réalisés sur la base d’intérêts légitimes (notamment des actions commerciales en lien avec les activités professionnelles ou les services déjà utilisés par la personne concernée), ASIICloud veille à respecter le droit d’opposition des personnes concernées et s’assure qu’il peut être facilement exercé dans le cadre de chaque communication adressée.
ASIICloud peut également être amenée à entrer en contact à des fins de promotion et de prospection commerciale avec des personnes dont les coordonnées sont communiquées par des partenaires. En ce cas, ASIICloud veille à ce que lesdits partenaires s’engagent à ce que les données relatives à ces personnes aient été collectées conformément à la règlementation en vigueur, et que ces personnes aient consenti à ce que leurs données soient ainsi communiquées à des fins marketing et de prospection commerciale.
Concernant les contacts professionnels, ASIICloud veille à ce que les services qui leurs sont proposés soient en rapport avec leurs activités professionnelles, et que ces derniers puissent exercer leur droit d’opposition à tout moment et de manière effective.
Sous réserve du respect des droits des personnes concernées, les traitements réalisés dans le cadre de ces activités de promotion et de prospection commerciale portent sur les données suivantes :
- Les données d’identification (nom, prénom, coordonnées, adresse email) ;
- Les données de navigation internet (adresse IP, User ID, historiques de navigation) ;
- Les intérêts de la personne concernée (données d’utilisation des services, historiques de commandes, données de participation aux événements) ;
- Les interactions de la personne concernée avec ASIICloud (par exemple, demandes formulaires, « call to action »).
Pour plus d’informations sur les cookies et informations collectées par ASIICloud concernant les utilisateurs de ses Sites Internet, consultez la Politique d’utilisation des cookies d’ASII.
Détails sur les traitements réalisés par ASIICloud à des fins promotionnelles et de prospection commerciale
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Finalités des traitements |
Catégories de données à caractère personnel traitées |
Durée de conservation |
Catégories de Destinataires |
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Prospection commerciale et communication d’informations sur les activités, produits, services et évènements d’ASIICloud et de ses partenaires |
. Données d’identification. . Intérêts de la personne concernée . Interactions |
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Services marketing et commercial d’ASIICloud
Partenaires ASIICloud (consentement distinct dans les formulaires de collecte) |
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Gestion des demandes d’information sur les services adressées via les sites internet ASIICloud |
Données d’identification Contenu de la demande |
Durée de traitement de la demande + 1 an
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ASIICloud (équipes support et commerciales)
Partenaires ASIICloud concernés par la demande
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Cookies et autres traceurs |
Données de navigation Internet |
Voir la « Politique d’utilisation des cookies » d’ASIICloud. |
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Gestion des listes de diffusion |
Données d’identification
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ASIICloud (services marketing et produit) |
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Gestion des sites du groupe ASII |
Données publiées sur les sites (telles que posts, interviews, photos, vidéo). |
Jusqu’au retrait du consentement ou exercice du droit d’opposition ou fin d’utilisation |
Public (visiteurs des sites) |
- Le respect de nos obligations
Base légale : Les traitements décrits ci-après sont réalisés par ASIICloud afin de respecter ses obligations légales (Article 6.1.c) du RGPD).
Dans le cadre de ses activités, ASIICloud est soumis à différentes obligations légales dont le respect nécessite des traitements de données à caractère personnel.
Ainsi, dans le cadre du respect de ses obligations comptables et fiscales, ASIICloud traite des données et conserve des preuves relatives aux commandes passées par ses clients et à leur règlement.
Par ailleurs, afin d’assurer la sécurité des services qu’il propose, conformément aux dispositions de l’article 32 du RGPD, ou de respecter les obligations mises à sa charge lorsqu’il agit en qualité de fournisseur de services de communications électroniques tel que prévu par l’article 4 de la Directive « vie privée et communications électroniques » 2002/58 (ePrivacy), ASIICloud conserve des données d’identification (nom, prénom, identifiant utilisateur, identifiant client, justificatif d’identité, justificatif de domicile) ainsi que des données techniques relatives à l’utilisation des services (données de traffic et de localisation, journalisation des connexions et journaux d’événements).
ASIICloud a également l’obligation de répondre aux demandes d’exercice de droits des personnes concernées par les traitements de données à caractère personnel, ou à certaines demandes de juridictions et d’autorités judiciaires ou administratives de communication d’information, ou encore de déclarer certaines violations de données à caractère personnel, ce qui implique des traitements de données à caractère personnel.
Détails sur les traitements réalisés par ASIICloud afin de respecter ses obligations légales
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Finalités des traitements |
Catégories de données à caractère personnel traitées |
Durée de conservation |
Catégories de Destinataires |
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Tenue de la comptabilité générale et des comptabilités auxiliaires rattachées |
Historiques de commandes et de consommation Pièces comptables (factures, bon de commande, avoirs, etc.). Historique des paiements et opérations |
10 ans suivant l’événement concerné (commande, utilisation du service, etc.) |
ASIICloud (Services comptabilité et finance)
Prestataires de paiement Administrations fiscales |
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Identification des utilisateurs des services de communication électronique fournis par ASIICloud et des sites Internet hébergés par ASIICloud |
Données d’identification (y compris pièce d’identité et justificatif de domicile lorsque cela est requis) Données techniques relatives à l’utilisation des services |
Durée de conservation prévue par la réglementation applicable |
ASIICloud (services maintenance, sécurité et juridique) |
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Obligation de sécurisation des traitements, services et infrastructures |
Données techniques relatives à l’utilisation des services |
Durée déterminée en fonction de l’analyse de risque |
ASIICloud (services de sécurité et de maintenance)
Partenaires technologiques d’ASII
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Gestion des demandes réalisées dans le cadre de procédures judiciaires et administratives |
Données d’identification Données relatives aux services commandés et à leur utilisation |
5 ans en archive à compter de la clôture de la demande, ou toute durée de prescription applicable supérieure.
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Service juridique ASIICloud
Autorités administratives et judiciaires
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Gestion des demandes adressées au délégué à la protection des données |
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ASIICloud (Services juridiques et support) |
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Gestion des violations de données à caractère personnel |
Données objet de la violation et personnes concernées
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5 ans à compter de la violation |
ASIICloud (service juridique et sécurité) Autorités administratives et judiciaires |
- La poursuite d’intérêts légitimes
Bases légales : Traitements nécessaires à la sauvegarde des intérêts vitaux, et traitements nécessaires aux fins d’intérêts légitimes poursuivis par ASIICloud ou par un tiers (Article 6.1.f) du RGPD)
ASIICloud peut être amené à procéder à des traitements nécessaires à la poursuite d’intérêts légitimes, de même qu’à la sauvegarde d’intérêts vitaux de la personne concernée ou d’une autre personne physique.
Lorsqu’il procède à des traitements nécessaires aux fins d’intérêts légitimes, ASIICloud veille à ce que les intérêts ou les libertés et droits fondamentaux de la personne concernée ne prévalent pas sur lesdits intérêts légitimes, et à ce que les traitements ainsi réalisés soient compatibles et aient un lien avec les services fournis à la personne concernée et les finalités pour lesquelles les données ont été initialement collectées.
Parmi les traitements réalisés par ASIICloud à des fins d’intérêts légitimes figurent ceux nécessaires à assurer la sécurité des services, à lutter contre la fraude, à se constituer des preuves, à former ses équipes, à améliorer ses produits, à étudier la satisfaction de ses clients, ou encore à gérer des impayés, des litiges ou des contentieux.
Détails sur les traitements réalisés par ASIICloud à des fins d’intérêts légitimes
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Finalités des traitements |
Catégories de données à caractère personnel traitées |
Durée de conservation |
Catégories de destinataires |
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Sécurisation des traitements, services et infrastructures ASIICloud |
Données techniques relatives à l’utilisation des services |
Durée déterminée en fonction de l’analyse de risque |
ASIICloud
Autorités
Partenaires technologiques ASIICloud
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Anonymisation aux fins de recherche, de développement, d’amélioration, de reporting ou de statistique |
Potentiellement toutes données objet de la présente politique |
Durée de l’opération d’anonymisation |
ASIICloud |
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Réalisation d’enquêtes de satisfaction et d’études clients, tests produits, amélioration des services d’ASIICloud |
Données d’identification des clients et utilisateurs des services Historiques de commandes Données d’utilisation des services Données relatives à l’utilisation du support client |
1 an
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ASIICloud (services support, produits et marketing) |
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Gestion des impayés |
Données d’identification Données financières Données de paiement Historique des commandes |
5 ans à compter de l’incident de non-paiement |
Service client et Directions juridique et financière ASIICloud
Prestataires de services de recouvrement et conseils externes |
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Détection et prévention de la fraude |
Données d’identification Historiques de commandes Données bancaires Données de localisation Données de connexion Évaluation |
Durée déterminée en fonction du risque et des résultats de l’analyse (maximum 5 ans) |
ASIICloud (Equipes en charge de la prévention de la fraude et des impayés)
Directions juridique et financière ASIICloud
Prestataires de services de paiement |
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Justificatifs d’identité et de domicile (lorsqu’il existe un doute sur l’identité du demandeur) |
Durée déterminée en fonction du risque et des résultats de l’analyse (maximum 12 mois). |
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Constitution de preuve en cas de litige ou contentieux |
Données d’identification Communications Historiques des commandes Historiques des paiements Données d’utilisation des services |
Dans la limite du délai de prescription à compter de chaque événement concerné En cas de procédure, jusqu’à achèvement et épuisement des voies de recours |
Service client, et directions juridique et financière ASIICloud
Conseils externes
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Formation et évaluation des équipes support et amélioration de la qualité de service |
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ASIICloud (Services support, training et qualité) |
PARTIE 2 – CONDITIONS DE RÉALISATION DES TRAITEMENTS
- Engagements d’ASII
- Mesures techniques et organisationnelles de sécurité
- Anonymisation
- Sous-traitance
- Transferts de données en dehors de l’Union européenne
- Traitements des demandes des autorités
- Droits des personnes concernées
- Engagements d’ASII
Dans le cadre des traitements décrits dans la présente politique, ASIICloud se conforme, en qualité de responsable du traitement, à la réglementation en vigueur, notamment au Règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil relatif à la protection des personnes physiques à l’égard du traitement des données à caractère personnel et à la libre circulation de ces données, et abrogeant la directive 95/46/CE (le « RGPD »), ainsi que toute décision législative ou réglementaire des États membres de l’Union européenne qui trouverait à s’appliquer auxdits traitements, comme la loi n°78-17 du 6 janvier 1978 relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés telles que modifiée par l’Ordonnance n°2019-964 du 18 septembre 2019 en France.
À ce titre, ASIICloud s’engage notamment à :
- Ne collecter que des données à caractère personnel nécessaires dans le cadre des finalités suscitées ;
- Mettre en œuvre des processus de nature à s’assurer de l’exactitude et de la mise à jour des données utilisées dans le cadre desdits traitements, ainsi que de leur effacement lorsqu’elles ne sont plus nécessaires aux finalités poursuivies ;
- Ne pas traiter les données à caractère personnel en sa possession pour d’autres finalités que celles mentionnées dans le cadre de la présente politique, sauf à obtenir le consentement des personnes concernées, ou à les en informer concernant les traitements fondés sur d’autres bases légales que le consentement ;
- Documenter les traitements réalisés au sein d’un registre et procéder à toutes les analyses d’impact nécessaires ;
- Mettre en place un processus de gestion des incidents et des violations de données, notifier les autorités de protection compétentes dans les conditions de l’article 33 du RGPD, et informer les personnes concernées, conformément à l’article 34 du RGPD lorsque la violation est susceptible d’engendrer un risque élevé pour leurs droits et libertés ;
- Mettre en place des mesures techniques et organisationnelles de nature à protéger les données à caractère personnel contre les risques de sécurité, telles que précisées par la Politique de Sécurité des Systèmes d’Information d’ASIICloud.
- Mesures techniques et organisationnelles de sécurité
La protection des données à caractère personnel est pleinement intégrée au système de gestion de sécurité de l’information d’ASIICloud, dans le cadre duquel ASIICloud poursuit différents objectifs tels que :
- Déploiement d’une approche industrielle, à grande échelle, de la sécurité ;
- Positionnement d’ASIICloud comme un acteur de confiance dans l’écosystème ;
- Mise en place de systèmes de management de la sécurité (ISMS) et de la vie privée (PIMS) ;
- Approche de la sécurité par les risques ;
- Démonstration de la sécurité via la certification, le contrôle interne et l’audit externe ;
- Réponse unifiée aux incidents de sécurité et aux violations de données à caractère personnel ;
- Intégration des enjeux de sécurité et de protection de la vie privée dans l’évolution des produits ;
- Évaluation de la sécurité et mise en place d’amélioration continue.
Ces éléments sont précisés dans la politique de sécurité des systèmes d’information d’ASIICloud.
- Anonymisation
ASIICloud se réserve le droit de procéder à l’anonymisation des données objet de la présente politique, c’est-à-dire de les modifier afin qu’elles ne permettent plus, même de manière indirecte, d’identifier, d’individualiser ou de singulariser la personne concernée, et de les réutiliser seulement sous forme anonyme.
ASIICloud s’efforce d’appliquer les principes suivants en matière d’anonymisation :
- L’impossibilité d’isoler un individu au sein d’un groupe plus grand sur la base des données ;
- L’impossibilité de relier deux enregistrements concernant la même personne ; et
- L’impossibilité d’inférer, avec une forte probabilité, des informations inconnues concernant une personne.
Dans la mesure où les données ainsi anonymisées ne constituent plus des données à caractère personnel, ASIICloud se réserve le droit de les conserver et de les utiliser à d’autres fins que celles prévues dans le cadre de la présente politique, notamment afin de pouvoir produire des statistiques, développer de nouveaux services ou améliorer des services existants, réaliser des analyses marketing ou encore développer des stratégies commerciales.
- Sous-traitance
Les Sociétés Apparentées ASIICloud, à l’exception toutefois des entités étasuniennes d’ASIICloud, peuvent participer aux traitements de données objet de la présente politique, réalisés par ASIICloud en qualité de responsable des traitements.
ASIICloud a également recours à des prestataires tiers tels que des prestataires de services de sécurité, fournisseurs réseaux, fournisseurs d’applications et d’outils internes, prestataires de services de paiement, analystes marketing, analystes web, fournisseurs de solutions d’emailing, enquêtes de satisfactions, sociétés de conseils, auditeurs, etc. intervenant en qualité de sous-traitants sur instruction d’ASIICloud.
ASIICloud s’assure que ses sous-traitants s’engagent à respecter la réglementation en vigueur et mettre en place des mesures techniques et organisationnelles appropriées afin d’assurer la protection des données à caractère personnel qu’ils sont amenés à traiter sur instruction d’ASIICloud. ASIICloud veille notamment à ce que ces sous-traitants n’aient accès qu’aux seules données nécessaires à l’exécution de leur mission.
De plus, lorsqu’il a recours à des solutions logicielles tierces pour le traitement de données relatives à l’utilisation et à la fourniture de ses services (notamment outils de ticketing et de gestion du support, outils utilisés pour le provisionnement et la maintenance, ou encore solution de gestion de la relation commerciale), ASIICloud privilégie l’hébergement des solutions « on premise » sur ses propres infrastructures.
Dans tous les cas, un contrat est établi entre ASIICloud et le sous-traitant, et des mesures techniques et organisationnelles appropriées sont mises en place conformément aux articles 28 et 32 du RGPD.
La présente section 4. ne traite pas des conditions dans lesquelles ASIICloud est autorisée à recourir à des sous-traitants ultérieurs dans le cadre des traitements de données à caractère personnel réalisés par ASIICloud en qualité de sous-traitant sur instruction de ses clients. Lesdits traitements sont soumis aux conditions prévues dans la Partie 1 de l’annexe « Traitement de données à caractère personnel d’ASII ».
- Transferts de données en dehors de l’Union européenne
ASIICloud s’attache à limiter les transferts de données à caractère personnel en dehors de l’Union européenne.
Hébergement des données
Pour les clients des entités européennes d’ASIICloud, l’hébergement au sein de l’Union européenne des données les concernant est toujours privilégié, y compris en cas de recours à des sous-traitants. Toutefois, lorsque lesdits clients européens choisissent des services hébergés dans des centres donnés ASIICloud situés en dehors de l’Union européenne, notamment au Canada, en Australie ou à Singapour, les données à caractère personnel nécessaires à l’exécution des services peuvent être hébergées en dehors de l’Union européenne.
Traitements à distance
Du fait l’organisation internationale d’ASIICloud, les activités de traitement de données décrites dans le cadre de la présente politique peuvent être réalisées depuis des localisations hors Union-Européenne par les Sociétés Apparentées et prestataires tiers sous-traitants d’ASIICloud comme prévu dans la section 2.4. ci-dessus.
Les présentes stipulations ne concernent que les données traitées par ASIICloud en qualité de responsable de traitement conformément à la présente politique, à l’exclusion des données à caractère personnel que les clients d’ASIICloud lui confient et qu‘ASIICloud traite en qualité de sous-traitant. Les conditions de transfert des données à caractère personnel traitées par ASIICloud en qualité de sous-traitant sur instruction de ses clients sont définies dans la Partie 1 de l’annexe « Traitement de données à caractère personnel d’ASII »
Lorsque les données à caractère personnel objet de la présente politique sont transférées (y compris en cas d’accès à distance) vers des pays tiers à l’Union Européenne ne bénéficiant pas de décision d’adéquation de la Commission européenne adoptée conformément à l’article 25 de la directive 95/46/CE ou à l’article 45 du RGPD, ASIICloud s’assure que des garanties appropriées comme prévu à l’article 46 du RGPD sont mises en place, et ce, que l’importateur de données soit une entité ASIICloud ou une entité tierce.
Quand l’importateur est une Société Apparentée d’ASIICloud les garanties appropriées susvisées sont constituées des clauses contractuelles types 2010/87/UE adoptées par la Commission européenne sur le fondement du paragraphe 4 de l’article 26 de la directive 95/46/CE qui, conformément à l’article 4 de la décision d’exécution (UE) 2021/914 de la Commission européenne du 4 juin 2021, sont réputées offrir des garanties appropriées au sens du paragraphe 1 de l’article 46 du RGPD jusqu’au 27 décembre 2022.
À ce titre, ASIICloud, qui se réserve le droit de substituer auxdites clauses contractuelles types toute autre garantie appropriée prévue au chapitre V du RGPD, travaille à la mise en place des clauses contractuelles types pour le transfert de données à caractère personnel vers des pays tiers en vertu du règlement (UE) 2016/679 du Parlement européen et du Conseil, adopté par ladite décision d’exécution (UE) 2021/914 de la Commission.
De plus, ASIICloud s’assure que le droit et les pratiques des pays de destination ne sont pas susceptibles de porter atteinte à l’efficacité desdites clauses contractuelles, et dans le cas contraire, met en place des mesures supplémentaires de nature à assurer l’efficacité des mécanismes de garantie susvisés conformément aux Recommandations 01/2020 du Comité Européen de la Protection des Données.
En tout état de cause, ASIICloud met en place des mesures techniques et organisationnelles (telles que traçabilité, limitation des accès) visant à protéger les données transférées en particulier contre tout accès ou divulgation non autorisés, et veille à respecter les dispositions de la réglementation européenne, notamment l’article 48 du RGPD, en cas de demande d’une autorité d’un pays tiers à l’Union européenne visant à obtenir communication de données à caractère personnel concernant les clients de ses entités européennes.
- Traitement des demandes des autorités
ASIICloud peut recevoir des demandes d’autorités judiciaires, administratives ou autres, visant à obtenir communication des données à caractère personnel en sa possession relatives à ses clients.
Dans ce cas, ASII s’engage à :
- Vérifier la compétence de l’autorité demanderesse ;
- Ne répondre qu’à des demandes valablement formées ;
- Si cela est autorisé, informer au préalable la personne concernée afin de lui permettre de faire valoir ses droits ;
- Limiter la communication aux seules données requises par l’autorité.
En cas de demande d’une autorité d’un pays tiers à l’Union européenne visant à obtenir communication de données relatives à un client européen d’ASIICloud, ASIICloud s’y oppose sous réserve des cas suivants :
(a) la demande est réalisée conformément à un accord international, tel qu’un traité d’entraide judiciaire, en vigueur entre le pays demandeur et l’Union européenne ou l’État membre dont relève l’entité ASIICloud auprès de laquelle le client ouvert son compte client ASIICloud ;
(b) le client visé par la demande a ouvert un compte client ASIICloud auprès une entité ASIICloud établie dans la même juridiction que l’autorité demanderesse ; ou,
(c) conformément à l’article 49 du RGPD en particulier lorsque la demande poursuit un intérêt public reconnu par le droit de l’Union ou par le droit d’un État membre de l’Union européenne, ou qu’elle est nécessaire à la sauvegarde d’intérêts vitaux.
- Droits des personnes concernées
Conformément au RGPD, vous disposez du droit d’accéder aux données à caractère personnel susvisées vous concernant, ainsi que du droit de les rectifier, d’en demander la suppression et la portabilité, ainsi que du droit de limiter ou de vous opposer à certains traitements. Lorsque le traitement est fondé sur le consentement, vous disposez également du droit de retirer ce consentement à tout moment.
Ces droits peuvent être exercés en écrivant à « rgpd@asii.fr », ou par courrier postal à l’adresse : ASII Telecom, Délégué à la Protection des Données, 42 avenue Montaigne 75008 Paris, France.
Conformément à l’article 12 du RGPD, chaque demande doit être impérativement accompagnée des informations pertinentes permettant de démontrer votre identité. Il y sera répondu dans les meilleurs délais et en tout état de cause dans le respect des dispositions de l’article 12 suscité. En cas de doute raisonnable quant à l’identité de la personne physique présentant la demande, il peut être demandé que soient fournies des informations supplémentaires nécessaires pour confirmer l’identité de la personne concernée, notamment une preuve d’identité.
Vous pouvez également adresser une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente.